质检科普

样品管理是检验检测机构质量管理体系的核心环节，其规范程度直接影响检测结果的准确性与可靠性。若样品管理存在疏漏，易导致样品混淆、质量争议等问题，进而影响检测工作的公信力。因此，对样品的采集、接收、流转、贮存等全流程实施严格管控，确保样品的代表性、有效性和完整性，是检验检测机构高质量运行的基础。

一、样品管理目的

样品管理贯穿于检验检测机构整个管理体系，加强样品管理对提升机构建设与管理水平具有重要意义。

科学合理的样品管理，既能保障后续实验的顺利开展，又能实现样品信息的可追溯、可跟踪，通过对样品接收、制备、保管和处理等各环节的有效质量控制，确保样品的代表性、有效性和完整性。

二、样品管理员要求

检测机构需配备样品管理人员。部分领域（如化学领域）需对样品管理员进行授权，其他无硬性要求的领域也可参照执行。

负责样品的入库、制备、发放、储存、整理和过期清理等工作；

熟悉检验检测机构的承检能力、样品特性及制备规程，严格按标准和规程制样、管理样品，并做好相关记录；

熟练使用制样设备，负责相关设备的维护、保养与送检；

负责样品室温度、湿度、通风等环境条件的控制，按样品性质合理选择存放方式，尽力保持样品性质稳定；

监督领取、还样人员认真、客观填写样品领用和返还记录；

保持样品库及相关设备清洁、整齐，确保样品摆放有序；

做好防火、防盗及样品安全、保密工作；

负责过期样品清理的申报及审批后的清理工作。

三、样品管理步骤及要求

1、样品的保密

采样应遵循以下原则：

（1）代表性

采样时需特别注意克服和消除各种因素的影响，使样品最大限度接近总体情况，保证对总体具有充分代表性。

（2）可获性

某些情况下，样品可能无法完全满足代表性要求，此时其采集由可获性决定。

（3）公正性

采样必须保证公正，由具备资格的人员（接受过采样培训且考核合格者）执行。必要时在现场与受检单位陪同人员共同签封，做好现场采样记录，填写样品采集记录表并由双方签字确认。

2、样品的接收

（1）填写委托书

无论抽检还是送检样品，均需由委托方填写 “样品检验委托书”。委托书一般一式两份，一份由检验机构存档，一份交委托方作为领取报告的凭证。

（2）审核委托书

接收人员需审核委托书填写是否规范、手续是否齐备、资料是否完整、标准引用是否正确适宜。

（3）核查样品

样品需与 “样品检验委托书” 填写内容一致，包装应完好，如存在破损需做文字记录。送检样品数量应满足检验、复验、仲裁需求，如仅为检验样品需有明确文字说明。

（4）正式受理

样品接收人员在 “样品检验委托书” 上签字，并承诺出具报告的日期。

3、样品的编号

为保证检验样品的可追溯性，原则上一份样品对应一个唯一性编号。同一事件的若干样品可视为一份样品，使用同一编号。样品编号可由年份、样品类别代码和样品序号组成（或其他适合实验室的编号规则）。为确保编号唯一性，通常由样品接收部门统一编制，或由实验室信息管理系统（LIMS）自动生成。

4、样品的识别

样品识别包括唯一性编号（样品受理编号）和样品不同试验状态（未检、在检、检毕、留样）标识。检毕样品需标注 “检毕”“合格” 或 “不合格”。同一编号的多包装样品，需在受理编号后加横杠及数字细分识别，确保每个包装的唯一性。样品管理员负责将识别标签逐一贴在样品上。

5、样品的流转

样品受理后，业务人员根据客户 “样品检验委托书” 要求，向检测部门（人员）下达 “样品检验交接单”，并通知检测室样品管理员领取待检样品。检测室样品管理员在交接时需核查样品状况，并在 “样品检验交接单” 上签收确认。样品传递至检测室后，由检测室样品管理员统一登记。未检、在检、检毕样品需分区存放。检测人员领取样品时，样品识别号不得更改。样品在流转和检测过程中需做好防护，避免非检测性损坏或丢失。

6、分包样品的管理

对外提供给分包实验室的样品，交付前需检查完好性，交付时需获取对方接收凭证。分包管理部门需做好分包样品的登记工作。分包方应采取措施保护样品完整性，做好样品标记与保管。

7、样品的贮存、保管

样品贮存与保管需设立专门样品室，并配备适宜设施。样品室由样品管理员专人负责，限制无关人员出入。样品贮存环境需安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好，并实施温湿度监控。对需特殊环境条件贮存的样品，需严格控制环境参数并定期记录。留样数量和品种需符合规定，以备复检或仲裁使用。

腐蚀性、易燃、易爆和有毒等危险样品需隔离存放，并做明显标记。样品管理员需对留样样品认真验收登记，按性质分类保存。

检测周期较长（如 15 天及以上）的样品，需特别注意贮存环境：保持室内卫生，配备防火措施；需密封保存的样品（如锡纸包装）、需恒温恒湿条件的样品，均需严格按实验室要求存放。

需余样退回的样品，应尽量使用原包装保存。客户自取样品时，一般不得进入样品房，样品需放置在接样处等待领取。

无论客户是否要求取回样品，报告出具后均需至少保留一个月，并确认客户允许实验室处理剩余样品。

8、样品的处理

报告发出后，留样样品的保存期不得少于报告投诉反馈期限。对超标样品和特殊样品，必要时可适当延长留样期。检毕样品处理方式如下：

（1）客户要求领回的样品，留样期满后可由客户领回。领样时，领样员需凭 “样品检验委托书” 到样品室，由样品管理员办理退样手续。客户需在留样期内提前领回样品的，需在 “样品检验委托书” 上签注 “对本检测报告无异议” 后，方可办理退样。

（2）留样期已过且客户委托处理的样品，需按客户填写的要求处理。需监护处理的样品，样品管理员必须按规定方法操作，防止污染环境或造成危害，并做好处理记录。

9、样品的保密

需对委托方的样品、数据、资料及相关信息严格保密。